Наверно у каждого человека складывались такие обстоятельства, при которых нужно было срочно найти дома какой-то документ. Было и у вас наверно такое? И как вы справлялись с этим? Поиск занимал всего несколько минут? Или целый день и всей семьей:wacko: ? Если второе, то вам пора задуматься об организации хранения документов. Звучит сухо, «по-казенному». Но что поделать… Реалии таковы, что «без бумажки ты букашка». Система хранения документов дома – это просто.

Завести отдельные папки-регистраторы для отдельных групп документов.

Здоровье или Медицина

В папке-регистраторе в отдельных папках для файлов хранить документацию на каждого члена семьи.

Медицинские документы желательно все копировать, т.к. в поликлиниках часто теряют карточки. Еще очень важно делать копии документов после обследования, т.к. чернила со временем блекнут, и разобрать напечатанное бывает очень трудно, а порой невозможно. У нас такое было с результатами обследования зрения у сына. Распечатка после компьютерного обследования была просто нечитаемая.

Коммунальные платежи

В папках для файлов складывать документацию по видам оплаты. Например, «Водоканал», «Теплосеть», «Телефон» и т.д. Количество и названия папок у вас будет свое.

В папках для файлов в отдельных файлах будет находиться договор с организацией предоставляющей услуги, квитанции на оплату подключения услуги, пломбирования счетчиков, установки оборудования. Так же в отдельном файле квитанции об оплате за текущий год.

Обязательно уточните, сколько хранить квитанции. Обычно это срок 3 года, т.е. по истечении этого срока квитанции можно выкидывать. Но… Дело в том, что бывали случаи, когда старые квитанции помогали в решении спорных вопросов в суде. Так что решать вам, сколько хранить квитанции.

Банк

Здесь хранится вся информация по счетам в банках, по кредитным картам (можно чеки из банкоматов). Разделение возможно по различным банкам.

Работа

Для каждого работающего члена семьи отдельная папка для файлов, в которой хранятся договора, разные «бумажки» о зарплате, возможно резюме.

Авто или Транспорт (если имеются)

Если машин несколько, то ведется папка для каждой из них. Здесь необходимо хранить всю документацию и информацию, касающуюся машин.

Недвижимость

В этой папке хранятся все правоустанавливающие документы на квартиры, дома, гаражи, дачные домики и т.д. По отдельной папочке на единицу недвижимости.

Если коммунальные платежи приходят одной квитанцией, то можно не заводить отдельную папку «Коммунальные платежи», а добавить файл к этой папке.

Техника

В отдельном файле хранить инструкцию, квитанции, гарантийный талон.

Сверху файла можно наклеить малярный скотч (на нем легко писать и потом легко удалить за ненадобностью), на котором написать, когда истекает гарантия.

Личные документы

Для каждого члена семьи отдельная папка. В ней хранятся основные документы – свидетельство о рождении, паспорт, дипломы, различные свидетельства и т.д.

Возможно, добавить одну общую папку для общих документов – свидетельство о браке, разводе.

Папок у вас может быть сколько угодно, и названия вы можете придумать свои. Но главное принцип остается один. Группировать подобные документы в одну папку-регистратор, вести документацию по каждому человеку, предприятию, или услуге отдельно. Это позволит найти быстро нужный документ в любое время.

• Обязательно сделайте бумажные копии (ксерокопии) каждого документа. Хранить копии удобнее всего вместе с оригиналом. По мере расхода копий, обязательно пополняйте их.
• Отсканировать все важные документы и хранить их на компьютере, на диске и на флешке.
• Все важные документы дома (если нет специального сейфа) можно хранить в минисейфе. Один небольшой нюанс – в таких сейфах документы, деньги хранить нужно без пластиковых папок, без резинок. В случае пожара документы пластик от высоких температур расплавится быстрее, чем бумага.
• Компьютер очень может помочь в ведении домашней бухгалтерии и документооборота. Можно сделать себе напоминалки в органайзере. Например, снять показания счетчиков каждого 1 числа месяца. Занести в календарь дату окончания гарантийного срока для всех приборов и техники. После этой даты можно спокойно избавляться от упаковки, гарантийных талонов. А еще можно уменьшить объем инструкций, удалив инструкции на иностранном языке.
• Еще рекомендую завести отдельную коробочку, в которой будут храниться подписанные дубликаты ключей:good: .

Документы должны храниться в специально отведенном для них месте: папке, ящике, коробке, сейфе. Вся семья должна иметь доступ к ним, кроме маленьких детей. Поэтому хорошо, если бумаги хранятся в закрывающемся на ключ ящике. Следите, чтобы не было контакта с влагой или ярким светом, чтобы сохранить их в хорошем состоянии.

Рассортируйте документы

Купите в магазине канцтоваров папки, скоросшиватели или пластиковые конверты. В них удобно раскладывать документы по категориям, например:

главные (паспорта, свидетельства о рождении и браке, удостоверения личности и т.д.)

образование (дипломы, сертификаты, грамоты)

здоровье (медицинские карты, полисы, справки)

автомобиль (страховка, сервисные книжки, чеки из автомастерских)

работа (трудовая книжка, резюме, договоры с работодателями)

недвижимость (документы на квартиру, платежки, договор об аренде)

бытовая техника (инструкции, чеки, гарантийные талоны).

Заведите временную папку для хранения

Можно завести временный лоток или папку для бумаг, куда можно положить документы, которыми вы пользовались на днях, но не успели убрать их на место. Только не ленитесь, как только появится время, разбирать бумаги оттуда по правильным папкам.

Сортируйте по принадлежности

Каждую категорию документов можно рассортировать еще и по принадлежности. Для этого бумаги каждого члена семьи положите в отдельный конверт с именем или отметьте соответствующую подборку стикером, маркером или листом цветной бумаги. Это необходимо для того, чтобы ваши домашние могли и без вашей помощи найти нужные документы.

Сделайте ксерокопии документов

Сделайте ксерокопии паспортов, свидетельств о рождении, удостоверений личности, техпаспортов на автомобили, водительских прав. Они вам пригодятся в случае утери или кражи оригиналов. При этом копии храните отдельно от основных документов.

Храните чеки и квитанции

Чеки и квитанции более-менее крупных покупок храните в течение года. Если гарантия на некоторые товары превышает 12 месяцев, сохраняйте чеки соответственно сроку, определенному в гарантийном талоне.

Храните коммунальные платежи

Храните договоры подключения всех коммунальных служб: газ, электричество, вода, телефон, интернет, кабельное телевидение и т.д. Квитанции по коммунальным платежам нельзя выбрасывать в течение пяти лет.

Не смешивайте важные документы с ненужными бумагами

Многие хранят на память билеты на концерт, меню на собственную свадьбу, пригласительные, письма, распечатки расходов по кредитке за прошлый год. Но среди этого бумажного барахла бывает сложно найти действительно важный документ. Поэтому возьмите за правило – ненужные бумаги, которые рука не поднимается выбросить, хранить отдельно.

С тем, какие документы, в течение какого срока нужно хранить. Оказалось, что многие квитанции, свидетельства и справки должны оставаться у нас довольно продолжительное время, поэтому возникает резонный вопрос, что бы такое приспособить под их хранение?

Вот пара идей решения этого вопроса:

1. Папка для бумаг. Конечно первое, что приходит на ум – это большая папка с кольцами и файлами. Чаще всего такие папки имеют формат А4, поэтому в них удобно хранить справки, свидетельства, договоры, документы на недвижимость. Лучше завести для каждой сферы деятельности отдельную папку. Обязательно подпишите её, в идеале на первом листе или на самой папке должен находиться список документов, которые там лежат, это очень облегчает поиск.
Что касается документов не стандартного размера, например, квитанции или чеки, их лучше наклеивать на лист формата А4 (приклеиваем только один уголок) и хранить также в прозрачных файлах и папках.

2. Папка-портфель . В канцелярском магазине можно приобрести специальный портфель с множеством разделов, это может быть альтернативой большим папкам. Единственный минус – нельзя листая просматривать документы, поэтому позаботьтесь о надписях и перечне документов, хранящихся там.

Специально для дам, можно поискать вариант по женственнее

3. Фотоальбом . Фотоальбом с магнитными листами прекрасное место хранения квитанций по оплате, их даже не придётся клеить на листы. А рядом есть место для надписей и ваших пометок.

4. Конверты . В простых конвертах можно хранить квитанции и чеки. На мой взгляд, такой способ хранения удобен для тех документов, которые вы отправляете «в архив», например квитанции об оплате ЖКХ, которым уже больше 3-х лет.

5. Коробки. В коробках можно хранить всё и документы в том числе, но это крайне неудобно, когда нужно найти нужную квитанцию или договор. Однако для домашнего архива документов, которые редко используются вполне подойдут.

6. Хорошей альтернативой коробке, может служить… та же коробка, но сделанная в виде картотеки, с разделителями .

Здорово, если такая коробка будет закрываться на ключ

7 Паспорта, документы об образовании и другие неформатные документы с твердыми обложками лучше хранить или в коробках (неизменной популярностью в этом случае пользуются коробки из под конфет), или приклеить к обратной стороне папки с документами картонный конверт (можно и простой конечно) и сложить их туда. Отлично если коробка будет огнеупорной и с замком.

8 Отдельно хочу акцентировать внимание на хранение амбулаторных карт . Многие считают, что лучше хранить карточку дома, однако это является нарушением законодательства. В соответствии с приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 22.11.2004 г. № 255, медицинская карта амбулаторного больного хранится в регистратуре. Поскольку карта является юридическим документом, она не должна выдаваться на руки пациенту. Хранение медкарт на руках у пациента противоречит п. 6 ст. 30, чч. 3, 4 и 5 ст. 31, ч. 1 ст. 61 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан (ОЗ РФ).

Правила хранения документов:

1. Документы должны храниться в недоступном для детей месте! (хорошо, если ваши документы лежат в шкафу, который закрывается на ключ)

3. У вас должна быть папка с ксерокопиями важных документов, которую нужно хранить вне дома (у родителей, в банковской ячейке), это поможет быстрее восстановить документы, если с оригиналами что-то случиться (пожар, наводнение, кража итд.)

4. Не смотря на то, что амбулаторные карты должны храниться в поликлинике, справку о группе крови, наличии аллергии на какие-то лекарственные препараты, хронические заболевания (диабет) нужно всегда иметь при себе.

5. Обязательно делайте ксерокопию чеков на крупные покупки, так как со временем чеки «выцветают» и у вас может остаться просто пустой обрывок кассовой ленты.

Выбрав какую – то систему хранения документов, важно постоянно придерживаться её , то есть помещать все документы обратно на свои места, новые документы вкладывать сразу в нужную папку. Это облегчит вам наведение порядка и поиски нужного чека или квитанции займут считанные минуты.

Вам будет также интересно:

Хотите получать новости проекта "Домашние дела на лету" на свой электронный ящик? Оформите подписку, заполнив форму ниже и получите в подарок аудиокурс "5 секретов счастливой домохозяйки"

Многие психологи утверждают, что любые начинания в работе на прямую зависят от порядка на вашем рабочем месте. То насколько такое утверждение правильно каждый решает самостоятельно, однако никто не будет спорить с тем, что красота и функциональность рабочего стола уже придает успеха любому делу. Поэтому, где б ни соорудили вы свою рабочую зону (имеется в виду в какой комнате в доме), всегда уделяйте внимание даже маленьким деталям.

Для хранения различных мелочей можно использовать самые разные вещи, которые можно как купить в магазинах, так и сделать своими руками. Вот вам несколько примеров таких деталей — коробки для документов, держатели и подставки для бумаг и открыток, доски для стикеров, баночки и стаканчики для канцелярских принадлежностей и многое другое.

Подставка под блокноты

Порядок на рабочем месте

Детали домашнего офиса

Подставка для открыток

Хранение мелочей

Ящики для бумаг и документов

Хранение для рукодельниц

Держатель для бумаг

Документация

Статисты определили, что на поиски нужного документа мы тратим примерно 140 часов в год. Поэтому помните главное – любые документы нужно хранить в папках! Например, файлы с документацией за месяц можно складывать в перфорированные скоросшиватели. А вот уже квартальные скоросшиватели легко хранить в сегрегаторах или, как их еще называют, архивных папках. В год их накапливается всего четыре. Размеры и цвета выбирайте на свой вкус (А4/50, А4/75, А5/50, А5/75 и др.) Такие папки занимают много места, и их лучше хранить где-то на верхних полках над столом. Что касается документов, которыми вы будете пользоваться каждый день, то их лучше держать поближе к себе. Тут подойдут лоточки для бумаг. Они бывают вертикальные и горизонтальные, пластиковые, деревянные и металлические. Меньше пространства занимают, конечно, вертикальные.

Хранение бумаг и карандашей

Документы в ящике

Где хранить документы

Идеи для документации

Канцелярская мелочь

Такая мелочь как ручки, маркеры, скрепки, степлеры, стикеры и др. также несут беспорядок и неудобства. Вспомните, сколько времени уходит на поиски ручки нужного цвета или пишущего выделителя. В этом помогут специальные контейнеры для скрепок и стаканчики для ручек. Выгодным вариантом станет органайзер-вертушка, который собирает в себя все мелкие предметы. Однако можно бить и более оригинальными и сделать несколько «сундучков» для скрепок, скоб, скотча и других мелких деталей. А вот пишущие принадлежности разложить по стаканчикам, которые можно сделать самостоятельно или же купить в магазинах канцтоваров.

Канцелярия на рабочем столе

Стаканчики для карандашей

Канцелярские принадлежности

Банки для карандашей и ручек

Записки, стикеры, календарики

Также на столе всегда лежат в разброс куча записочек, бумажек с номерами телефонов, рекламки, календарики и прочее. Быстрый и легкий вариант избавления от такого «мусора» это приобрести специальную доску для напоминаний. Она может быть магнитно-маркерной, а может быть и пробковой. Первая, конечно, более выгодный вариант (не в плане цены, а в плане удобства), на нее можно не только вешать нужную информацию, но и быстро записать номер телефона, адрес или сделать какие-либо зарисовки. На пробковую доску просто накалываются все те же численные записочки, визитки и стикеры.

Порядок на рабочем столе

Ну и конечно же рабочий стол. В зависимости от того, в какой зоне расположено ваше рабочее место и нужно выбирать стол. Он может быть квадратным, простым прямоугольным или угловым. Главное, чтоб в нем было много отделений и полочек. Идеальным вариантом можно считать стол с четырьмя выдвижными ящиками и двумя мини сейфами. Если объем ящиков позволяет провести зонирование тогда вперед! Разбивайте их на ячейки для накладных, счетов и прочих нужных бумажек. Отличным вариантом станет двойное дно в выдвижном ящике. Любые сверхсекретные документы и материалы можно спрятать именно туда, и даже налоговая их никогда не откапает.

Не забывайте и о разных крючечках, которые порой так необходимы для сумок и пакетов. Если такую мелочь не предусмотрели производители офисной мебели, то их легко набить самостоятельно в любом удобном для вас месте.

Ведерко для мусора

Очень нужная вещь для творческой работы это мусорное ведро. Его можно установить как в любом углу вблизи рабочего стола, так и непосредственно на самом столе. Есть специальные маленькие ведерки, которые имеют объем не больше двух литров. Ведро для мусора может иметь круглую, квадратную и даже треугольную форму. И напоследок еще примеры удачной организации хранения и порядка на рабочем месте дома.

Порядок на рабочем месте

Рабочий кабинет

Рабочее место у окна

Компактный домашний офис

Домашний офис у окна

Мини-офис дома

Идеи рабочего кабинета

Домашний офис девушки

Понравилась статья? Поделись в соцсетях!

«В конечном счете порядок и только порядок создает свободу. Беспорядок создает рабство»
Шарль Пеги

Этой статьей открываю новую рубрику на сайте — «Наводим порядок!»
Здесь будут размещаться статьи по организации, оптимизации и размусориванию окружающего нас пространства — дома, рабочего офиса, электронного пространства (компьютер и прочее), бумаг, гардероба и т.д.

Джулия Моргенстерн в своей книге «Самоорганизация по принципу “Изнутри наружу”» утверждает, что человек окружает себя хаосом лишь по причине, что он не учился организованности. Организованность — это просто навык, которому можно и необходимо учиться.

Алгоритм упорядочивания домашних документов

1. Инвентаризация всех бумаг.
На данном этапе соберите все имеющиеся в доме документы в одно место и производим сортировку на две группы:
-мусор — отправить в урну(неактуальная информация, вышли сроки хранения, не представляет ценности и т.д)
-важное и нужное — следует хранить.
2. Сортировка по категориям.
Документы, которые мы оставили для хранения, сортируем по категориям:
-финансовые документы (комунальные счета, кредитные документы, налоги)
-имущество (движимое и недвижимое: документы на жилье, землю, машину и т.д)
-личные документы или документы членов семьи (паспорта, страховые свидетельства, дипломы, награды, документы по здоровью и т.д)
-инструкции, паспорта, чеки и гарантии на приобретенные товары
-документы по направлениям деятельности (хобби, ведение домашнего хозяйства, обучение, развитие и т.д)
В случае большого объема документов в одной из предложенных категорий, возможно выделить отдельные подкатегории. Например, если в семье много хранится медицинских документов или документов по образованию, лучше организовать отдельную категорию «Медицина», «Образование», «Портфолио» и т.д.
Так в моем варианте, выделила в отдельные категории хранения документы, составляющие портфолио членов моей семьи (награды, сертификаты и т.д)
3. Закупка канцелярии и создание системы хранения документов.
После проведения сортировки документов становится ясен объем, подлежащий хранению. Встает вопрос: «Как лучше организовать хранение документов?»
Система хранения должна отвечать требованиям:
-вместить необходимый объем документов;
-легко помещать и вынимать необходимый документ из системы.

«Главное правило: ваша система хранения данных должна быть простой библиотекой, а не напоминаниями о действиях, проектах, приоритетах» Дэвид Аллен

Следуя этому правилу, напоминания об оплате счетов или оформлении тех или иных документов необходимо встроить в свои ежедневники, а не в систему хранения документов.

На сегодняшний день спектр канцелярских товаров для хранения документов весьма обширен. Для себя я остановилась на папках-накопителях с двумя кольцами и папках-конвертах, позволяющие легко положить и забрать документ из папки.

4. Упорядочивание документов в категориях.
Произвела обработку документов в каждой категории: отдельные документы разложила по папкам, которые объединила в папку накопитель с названием той и или иной категории.
На каждой папке написала, что именно хранится в ней. Сроки оплаты счетов и другие напоминания внесла в свой ежедневник.

5. Перевод документов в электронный вид.
Сегодня все чаще становится актуальным хранение информации в электронном виде. Это уменьшает время на доступ к информации (не надо рыться в папках), делает возможным доступ к информации, не привязанный к конкретному месту хранения документа.
На завершающем этапе упорядочивания документов задайте себе вопрос: какие документы я могу хранить в электронном виде без ущерба для доступности этой информации?
Для себя я решила финансовые документы по платежам онлайн впредь буду хранить только в электронном виде.

Разного рода бумаги по хобби и направлениям деятельности перевела в заметки в эверноут (Evernote). Так например, бумаги по садоводству занимали у меня приличный объем и хранились в папке. Это были и рукописные заметки и печатные документы, картинки и т.д. Всю эту массу еще раз пересмотрела на предмет ее ценности и оформила в заметки, объединенные одним блокнотом в эверноут (Evernote). Теперь эта информация мне доступна не только дома, но и в любом другом месте, что увеличило мои возможности использования информации.

От кулинарных рецептов на бумажках я избавилась ранее, писала об этом в . Сейчас все больше рецептов помещаю также в эверноут (Evernote). Полезные материалы по ЗОЖ и личному развитию также перевела в электронный вид.

Отсканировала личные документы в целях оперативного оформления услуг и разместила их на внешнем носителе (съемный диск).

Степень перехода на хранение информации в электронном виде каждый должен решить для себя в зависимости от своих предпочтений и возможностей. По своему опыту скажу, что использование оцифрованных документов тоже является тренируемым навыком и вносит в нашу жизнь много дополнительных преимуществ. Но это уже отдельная тема для обсуждения…

Буду рада, если мой опыт станет и ТВОИМ РЕШЕНИЕМ жизненных задач!