В каждой уважающей себя организации время от времени происходит такая вещь как инвентаризация.

Таким образом, контролируется, нет ли, во-первых, в организации воровства, а во-вторых, есть ли сломанные предметы, которые необходимо заменить, дабы не тормозить рабочий процесс, ну и конечно, разобраться, виноват ли кто, что они пришли в негодность и если да, то кто несет вину.

Результатом любой инвентаризации становиться составление инвентаризационной описи.

О ее составлении мы сегодня и поговорим

Что в ней записывают

Для каждой категории вещей, находящихся в организации, разумеется, есть свои особенные бланки. Но так как правила оформления в целом одни и те же, мы не будем вдаваться в тонкости и поговорим сейчас об общих правилах оформления инвентаризационной описи.

Записывают в ней всю информацию, которую получили после проведения инвентаризации. А если конкретнее то, что есть в организации, в каком количестве, кто материально отвечает за эти вещи, в каком они состоянии.

Также отслеживается, как перемещается по организации тот или иной предмет. Все это фиксируется в письменном виде на специальном бланке, который называют инвентаризационным.

Его подписывают и те, кто проводил инвентаризацию, и те, кто несет ответственность за вещи и ценности на предприятии, то есть можно сделать вывод о том, что это вполне официальный документ, который в случае чего может быть доказательством, например, в суде при доказывании факта воровства.

Стоит заметить одну деталь, вещь или вещи не только проверяют на наличие, но и, если в этом есть необходимость, считают количества, делают необходимые замеры.

Еще правила по оформлению

Инвентаризационная опись изготавливается, как и многие официальные документы в двух копиях. Одну забирает себе бухгалтерия для учета, они делают общую сводную таблицу, но это уже другая история. А второй забирает человек, который несет ответственность за вещи, которые записаны в данной описи.

И еще одно правило, на которое хотелось бы обратить внимание. Еще перед началом инвентаризации, тот самый человек, о котором мы говорили выше, то есть который материально отвечает за вещи, расписывается за то, что все вещи, по его мнению, в порядке, нарушений нет и можно проводить проверку.

Мы употребили слово «проверка», потому что на деле инвентаризация - это и есть проверка вещей на целость и сохранность.

Если были обнаружены испорченные, негодные вещи, то их также в опись вносят, но помимо этого на них составляют дополнительные бумаги, в которых отражается, что данная вещь пришла в негодность. На основании этих бумаг, вещь потом списывают и утилизируют, то есть выкидывают.

Бывает и такое, что пока проверяли, нашли новые ценности, которые никому лично не принадлежат. Что делать в этом случае? Ничего особенного, они также вносятся в опись, а уже потом начальники, на основании всех документов решают, что делать с этими предметами.

Вот в принципе и все тонкости, которых на деле оказалось не так уж и много.

Ниже расположен типовой бланк и образец инвентаризационной описи вариант которого можно скачать бесплатно

Унифицированная форма ИНВ-3 предназначена для оформления результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей. Мы предлагаем ознакомиться с примером заполнения унифицированной формы ИНВ-3, а также расскажем вам, кто обязан использовать ее по закону.

Предназначение унифицированной формы ИНВ-3

Форма ИНВ-3 задействуется российскими экономическими субъектами как инструмент для оформления результатов инвентаризации — процедуры, в ходе которой выявляется фактическое наличие в установленных местах их хранения каких-либо ресурсов, находящихся в собственности или распоряжении конкретного субъекта (товарно-материальных ценностей, запасов, документов и т. д.).

Подробнее о процедуре инвентаризации товарно-материальных ценностей читайте в статье «Инвентаризация материально-производственных запасов» .

Унифицированная форма ИНВ-3 составляется в 2 экземплярах. Она должна быть подписана сотрудниками, входящими в состав инвентаризационной комиссии. Данные для внесения в рассматриваемую форму определяются исходя из результатов пересчета, процедур взвешивания, измерения тех или иных ресурсов по каждому установленному месту их хранения. Также необходимо заполнять отдельную форму для каждого материально ответственного лица (МОЛ) либо группы таковых, которые отвечают за сохранность ценностей.

Первый экземпляр формы ИНВ-3 должен быть направлен в бухгалтерию, второй остается в распоряжении МОЛ.

Скачать бланк формы ИНВ-3 вы можете на нашем сайте:

На нашем сайте для вас также доступен образец заполнения формы ИНВ-3.

Кто должен использовать форму ИНВ-3

Форма ИНВ-3 была утверждена как унифицированный (подлежащий использованию всеми юрлицами вне зависимости от их организационно-правовой формы и вида осуществляемой ими экономической деятельности) документ постановлением Госкомстата РФ № 88, принятым 18.08.1998.

Однако с 01.01.2013 законодательно закреплено право использовать собственные формы для оформления результатов инвентаризаций (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012). Исключение установлено для тех организаций, которым законодатель прямо предписывает задействование унифицированных документов. Т. е. для бюджетных структур (п. 1.1 приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Вместе с тем многие коммерческие субъекты предпочитают не отказываться от использования формы ИНВ-3 — в силу делового обычая, а также по той причине, что ее структура удобна и привычна.

О нормах, регулирующих применение унифицированных форм документов, читайте в материале

Акт инвентаризации – один из самых главных документов, составляемый инвентаризационной комиссией по специальной установленной форме, утверждённой соответствующим постановлением, и представляет собой ни что иное, как документированное подтверждение фактического наличия всех материальных ценностей компании, её денежных средств и бланков имеющимся записям в соответствующих регистрах ведущегося на предприятии бухгалтерского учета.

Инвентаризации подлежат все активы и обязательства фирмы, она проводится, чтобы выяснить, соответствует ли фактическое наличие объектов на предприятии тому, что указано в регистрах бухучета. В ряде случаев инвентаризация обязательна : при смене материально-ответственного лица, перед составлением годового баланса, при реорганизации, ликвидации и т.д. (п. 22 приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Проведение инвентаризации должно быть оформлено документально. Для этого составляются соответствующие приказы, акты проведения инвентаризации, описи инвентаризационных объектов, сличительные ведомости, различные справки, журналы учета. Все документы о результатах инвентаризации составляются как минимум в двух экземплярах. Проверять наличие имущества комиссия должна только в присутствии материально-ответственных лиц.

Бланки инвентаризации

Бланки инвентаризации – то, без чего не может обойтись ни одна инвентаризация, проводимая по правилам и современным стандартам, причём каждому этапу её проведения соответствует свой бланк со своей собственной утверждённой формой документа.

Пример акта инвентаризации

Акт инвентаризации

Общество с ограниченной ответственностью «СоюзПромТех»

Обособленное подразделение в г. Новокузнецке

Основание для проведения инвентаризации: приказ № 49 от 06.07.2018 г.

Дата начала инвентаризации: 07.07.2018 г.

Дата окончания инвентаризации: 07.07.2018 г.

Дата составления акта: 07.07.2018 г.

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, разные ценности и документы, поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Материально ответственное лицо: кассир Пархоменко Екатерина Владимировна

Акт составлен комиссией, которая установила следующее:

1) наличных денег 42 000 руб. 37 коп.

2) марок - руб. - коп.

3) ценных бумаг - руб. - коп.

4) - руб. - коп.

Итого фактическое наличие на сумму 42 000 руб. 37 коп.

_Сорок две тысячи руб. ____ коп.

По учетным данным на сумму 44 000 руб. 00 коп.

__Сорок четыре тысячи _руб. ____ коп.

Результаты инвентаризации: излишек ___- ___ руб. _- __ коп.

недостача __1999 ___ руб. _63 _ коп.

Последние номера кассовых ордеров:

приходного № ___121 _____,

расходного № ___137 ________

Председатель комиссии:

Заместитель исполнительного директора Полищук П.Р.

Члены комиссии:

главный бухгалтер Прокопенко М.В.

заместитель начальника отдела кадров Донцова В.С.

старший специалист финансового отдела Раскопова Д.В.

Подтверждаю, что денежные средства, перечисленные в акте, находятся на моем ответственном хранении. Материально ответственное лицо: кассир Пархоменко Е.В. 07 июля 2018 г.

Объяснение причин излишков или недостачи: невнимательность.

Материально ответственное лицо кассир Пархоменко Е.В.

Решение руководителя организации: назначить служебное расследование

Генеральный директор Суртаева У.П.

Когда составляется акт инвентаризации

Многие руководители предполагают, что проводить или не проводить инвентаризацию они вправе по собственному желанию. Это не совсем так. В соответствии с нормами действующего законодательства РФ проведение такой процедуры обязательно в следующих случаях:

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при этом инвентаризация основных средств может проводиться 1 раз в 3 года, библиотечных фондов – раз в 5 лет
• при передаче организацией имущества в аренду, выкупе, продаже
• при смене материально ответственных лиц (увольнении, переводе и т.п.)
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества
• при реорганизации (изменении организационно-правовой формы) или ликвидации организации
• в случае пожара, стихийного бедствия и др. чрезвычайных ситуациях
• если в организации введена коллективная (бригадная) ответственность, то инвентаризация обязательна к проведению при смене руководителя такой бригады, при выбытии из коллектива более 50 % ее членов, по требованию одного или нескольких членов.

Помимо указанных случаев, инвентаризация проводится по решению руководителя. Цель проведения мероприятия – выявить фактическое наличие имущества и сопоставить с данными бухгалтерского учета. При этом при смене материально ответственных лиц помимо Акта инвентаризации составляется акт приема-передачи вверенного имущества.

Какое имущество подлежит инвентаризации? Основные средства, финансовые вложения, готовая продукция, товары, нематериальные активы, денежные средства и иные финансовые активы, кредиты, займы и резервы.

Как составляется акт инвентаризации

Процедура проводится по решению руководителя комиссией, состав которой в обязательном порядке утверждается распоряжением. При этом состав такой комиссии, как правило, является постоянным. В него включаются представители администрации организации, бухгалтерии, экономисты, техники и т.п., в т.ч. возможно привлечение независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при инвентаризации может стать основанием признать ее результаты недействительными.

В зависимости от цели инвентаризации, плановая она или внеплановая, акты инвентаризации могут иметь разную форму и содержание:

• акт инвентаризации наличных денежных средств,
• акт инвентаризации товаров отгруженных и т.п.

Форма каждого такого акта утверждения приказом Минфина РФ. Такие формы являются примерными, но очень удобными для применения.

Акт инвентаризации составляется не менее чем в 2 экземплярах, никаких подчисток, исправлений и помарок не допускается. Фактическое наличие имущества проводится исключительно при участии материально ответственных лиц, у которых в ходе процедуры могут быть истребованы объяснения.

Документ должен быть подписан всеми членами комиссии и материально ответственным лицом, который в конце акта инвентаризации дает расписку об отсутствии к членам комиссии претензий.

Бланк формы ИНВ-1. Инвентаризационная опись основных средств

Данная форма инвентаризационной описи формируется по результатам инвентаризации материально-ответственных лиц организации на предмет соответствия фактического наличия и заявленных характеристик основных средств данным бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами отдельно по каждому месту хранения. На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю.

Бланк формы ИНВ-1а. Инвентаризационная опись нематериальных активов

Данная форма описи формируется по результатам инвентаризации материально-ответственных лиц организации на предмет соответствия фактического наличия нематериальных активов данным бухгалтерского учета. При инвентаризации нематериальных активов проверяется наличие документов, подтверждающих права организации на его применение и правильность отражения в балансе организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами.

Бланк формы ИНВ-3. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей

Данная форма описи формируется по результатам инвентаризации товарно-материальных ценностей в местах хранения организации (в подотчете у материально-ответственных лиц) на предмет соответствия фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовую продукцию составляются соответствующие акты.

Бланк формы ИНВ-10. Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств

Данная форма акта формируется по результатам инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (зданий, сооружений, машин, оборудования и т.д.) на предмет соответствия фактических затрат и данных бухгалтерского учета. Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии и материально-ответственными лицами. Один экземпляр передается в подразделение бухгалтерии, другой – материально-ответственным лицам.

Бланк формы ИНВ-11. Акт инвентаризации расходов будущих периодов

Данная форма акта формируется по результатам инвентаризации расходов будущих периодов на предмет соответствия фактических затрат, подтвержденных первичными учетными документами, с данными бухгалтерского учета. Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными членами комиссии. Один экземпляр передается в подразделение бухгалтерии, другой остается в комиссии.

Бланк формы ИНВ-15. Акт инвентаризации наличных денежных средств

Данная форма акта формируется по результатам инвентаризации кассы организации на предмет соответствия фактического наличия денежных средств, марок, чековых книжек и т.п. с данными бухгалтерского учета. Акт составляется в двух экземплярах (кроме ситуации со сменой материально-ответственных лиц) и подписывается всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей.

Бланк формы ИНВ-16. Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности

Данная форма инвентаризационной описи формируется по результатам инвентаризации материально-ответственных лиц организации на предмет соответствия фактического наличия, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности данным бухгалтерского учета. Опись составляется в двух экземплярах и подписывается членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах.

Бланк формы ИНВ-17. Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

Данная форма акта формируется по результатам инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами на предмет соответствия фактической дебиторской и кредиторской задолженности, подтвержденной первичными учетными документами, и данных бухгалтерского учета. Акт инвентаризации составляется в двух экземплярах и подписывается членами комиссии. Один экземпляр передается в подразделение бухгалтерии, другой остается в комиссии.

Бланк формы ИНВ-18. Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств

Настоящая форма сличительной ведомости формируется для отражения результатов инвентаризации основных средств и нематериальных активов по которым выявлены отклонения от данных бухгалтерского учета. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером. Один экземпляр хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Бланк формы ИНВ-19. Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей

Сличительная ведомость по форме ИНВ-19 формируется для отражения результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей по которым выявлены отклонения фактических показателей (количества, суммы) от данных бухгалтерского учета. Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером. Один экземпляр хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу.

Бланк формы ИНВ-22. Приказ о проведении инвентаризации

Приказ по форме ИНВ-22 является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии.

Бланк формы ИНВ-23. Журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации

Журнал по форме ИНВ-23 применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. В данном журнале регистрируются приказы о проведении инвентаризации, составленные по форме ИНВ-22

Бланк формы ИНВ-24. Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом по форме ИНВ-24 и регистрируются в Журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций по форме ИНВ-25.

Бланк формы ИНВ-25. Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций

В настоящем журнал регистрируются Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформленные актами по форме ИНВ-24.

Какими документами должна оформляться инвентаризация? Должны ли эти формы быть унифицированными, или их можно разработать самостоятельно? Какие требования при этом следует соблюдать? На все эти вопросы мы ответим в данной статье, а также приведем список унифицированных форм, предназначенных для оформления инвентаризационных мероприятий.

Документальное оформление инвентаризации

Инвентаризации подлежат все активы и обязательства фирмы, она проводится, чтобы выяснить, соответствует ли фактическое наличие объектов на предприятии тому, что указано в регистрах бухучета. В ряде случаев инвентаризация обязательна: при смене материально-ответственного лица, перед составлением годового баланса, при реорганизации, ликвидации и т.д. (п. 22 приказа Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Проведение инвентаризации должно быть оформлено документально. Для этого составляются соответствующие приказы, акты проведения инвентаризации, описи инвентаризационных объектов, сличительные ведомости, различные справки, журналы учета. Все документы о результатах инвентаризации составляются как минимум в двух экземплярах. Проверять наличие имущества комиссия должна только в присутствии материально-ответственных лиц.

Организация может использовать как унифицированные формы перечисленных документов, утвержденные Госкомстатом (постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88; от 27.03.2000 № 26), так и бланки инвентаризации, разработанные собственными силами.

Все применяемые формы «первички» по инвентаризации утверждаются руководителем фирмы и оформляются в виде приложения к учетной политике . При подготовке собственных бланков инвентаризационных документов нужно соблюдать требования п. 2 ст. 9 закона от 06.12.2011, согласно которым первичный бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование («Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей», «Инвентаризационная опись основных средств» и т.п.),
• дата составления,
• название организации, составившей документ,
• содержание хозоперации и отражение единиц измерения, количества и стоимости, в данном случае это относится к объектам инвентаризации,
• должности ответственных лиц и их подписи с расшифровкой.

Можно взять за основу унифицированные формы акта инвентаризации и других документов, изменяя существующие в них строки, или добавляя новые, но все вышеперечисленные реквизиты инвентаризационной «первички» обязательно должны присутствовать.

Инвентаризационный акт и другие документы

Вначале руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации, в котором назначает инвентаризационную комиссию, состоящую из сотрудников. Приказ можно составить, используя унифицированную форму ИНВ-22 .

При проведении инвентаризации основных средств ее итоги оформляются в документе «Инвентаризационная опись ОС» по форме ИНВ-1 . Опись составляется по каждому месту хранения ОС, отдельно по собственному и арендованному имуществу. Экземпляр формы инвентаризации по арендованным ОС передается арендодателю.

Инвентаризационные описи предусмотрены также для нематериальных активов (ИНВ-1а), ТМЦ (ИНВ-3), для драгметаллов в составе различных приборов (ИНВ-8а), для ценных бумаг и БСО (ИНВ-16).

В форме акта оформляется инвентаризация наличных денег (ИНВ-15), ТМЦ (ИНВ-4 , ИНВ-6), расчетов с дебиторами и кредиторами (ИНВ-17), расходов будущих периодов (ИНВ-11) и др.

Акты о проведении инвентаризации (образец приведен далее) и описи подписываются всеми членами комиссии, кроме того, в описях должны расписаться и лица, несущие материальную ответственность. Отсутствие подписей в документах может привести к тому, что результаты проведенной инвентаризации будут признаны недостоверными.

Инвентаризационный акт, образец которого приведен, составлен по форме ИНВ-1 для основных средств.

Если в ходе инвентаризации обнаруживается расхождение между данными бухучета и фактическим наличием ОС, или нематериальных активов, необходимо оформить сличительную ведомость (форма ИНВ-18). В ней указываются выявленные излишки или недостача. Комиссия запрашивает у материально-ответственных лиц объяснения о несоответствиях, полученных в ходе инвентаризации, и принимает решение о списании недостачи на издержки фирмы, либо о взыскании с виновных лиц. Излишки приходуются по действующим рыночным ценам.

По итогам проведенных инвентаризационных мероприятий составляется Ведомость учета результатов (форма ИНВ-26), в которой отражаются выявленные излишки и недостачи в разбивке по счетам бухучета. Ведомость подписывается руководителем, главным бухгалтером и председателем инвентаризационной комиссии.

Акт инвентаризации образец:

Таблица инвентаризации (унифицированные формы)

В приведенной таблице перечислены все унифицированные формы, утвержденные постановлениями Госкомстата от 18.08.1998 № 88 и от 27.03.2000 № 26.

Номер формы	Формат документа	Название
		Инвентаризационная опись основных средств
		Инвентаризационная опись нематериальных активов
		Инвентаризационный ярлык
		Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
		Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
		Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
		Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути
		Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них
		Инвентаризационная опись драгоценных металлов, содержащихся в деталях, полуфабрикатах, сборочных единицах (узлах), оборудовании, приборах и других изделиях
		Акт инвентаризации драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них
		Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств
		Акт инвентаризации расходов будущих периодов
		Акт инвентаризации наличных денежных средств
		Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности
		Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Приложение к форме ИНВ-17		Справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
		Сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств
		Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей
		Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации
		Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации
		Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей
		Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций
		Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

К перечню документов, которые составляют при плановой или досрочной инвентаризации, относится и унифицированная форма ИНВ-3. Ее заполняют в процессе подсчета ценностей, уже после того, как оформлена , данные о которой указывают в шапке описи.

Образец и пустой бланк формы ИНВ-3

ФАЙЛЫ

Информация о приказе об инвентаризации в форме ИНВ-3 обозначается так:

В нижней строке указываем итоговое значение для всех позиций, т.е. сумму всех единиц, а также общую стоимость позиций. Если мы имеем дело с большим складом, количество страниц с описью может увеличиться. В таком случае итоги будут подводиться дважды: по текущей странице и по общей описи.

Следует отметить, что значения в блоках «Итого по странице» и «Итого по описи» могут не совпадать:

Последняя страница представляет собой свидетельство итогов проверки. Здесь обязаны поставить свои подписи все члены комиссии, а также материально-ответственные лица, которые отмечены в самом начале документа. Напоминаем, что состав комиссии может быть меньше, чем предусмотренное в ИНВ-3 количество строк.